5 step fondamentali per l’organizzazione di un evento

Devi organizzare un evento e non sai da dove cominciare? Per prima cosa, devi sapere che l’organizzazione di ogni evento o manifestazione, grande o piccola che sia, non può prescindere da alcune regole semplici ma fondamentali, che ne possono condizionare la riuscita. Vediamole insieme:

1.  Pensa al tipo di evento che vuoi realizzare. Prima di partire, la prima cosa è quella di immaginare l’evento che si vuole realizzare. Pensa all’evento ideale, quello a cui anche tu vorresti partecipare, tenendo conto di tutto ciò che potrebbe servirti per realizzarlo. Cerca di distinguere tra gli elementi fondamentali alla sua riuscita e a quelli accessori che possono servire a migliorarlo.
2. Determina il budget. Che ti sia stato commissionato o che nasca da una tua iniziativa, ogni evento deve obbligatoriamente tenere conto di un preventivo di spesa entro il quale far rientrare tutto: affitto location, service, catering, personale, ospiti d’onore, pubblicità, ecc. Un’accurata suddivisione delle risorse disponibili tra le varie voci, ti consentirà di privilegiare gli elementi fondamentali fissati nel punto 1) e di valutare l’aggiunta anche di alcuni di quelli accessori. Se il budget non dovesse essere sufficiente a coprire tutti gli elementi fondamentali, o se volessi comunque aggiungere altri accessori, un’opportunità potrebbe essere quella di pensare a nuovi finanziamenti. Ad esempio, potresti ricorrere a degli sponsor per l’evento o utilizzare delle campagne crowdfunding.
3. Scegli con cura la location. La scelta della location è ovviamente condizionata dal budget, ma anche dal tema e dalla tipologia dell’evento stesso. Il luogo può essere al chiuso o all’aperto, facilmente raggiungibile o volutamente isolato, può avere o meno dei posti a sedere, attrezzature audio e video e magari anche una connessione WiFi. Soprattutto quando il budget limitato, ricorrere a dei luoghi già predisposti per una certa tipologia di manifestazione è strettamente necessario. Non dimenticare di effettuare almeno un sopralluogo prima di definire il tutto, mettendoti nei panni del pubblico, degli ospiti e di chi intratterrà la serata.
4. Gestisci bene il tempo e i ruoli. Che si lavori da soli o in squadra, bisogna essere comunque in grado gestire al meglio il tempo e le mansioni specifiche di ogni membro del team. Crea una lista, cartacea o digitale. È importante strutturare bene gli impegni delle giornate, man mano che si avvicinano gli eventi, programmando le telefonate e gli incontri preparatori, appuntando date e scadenze per attività specifiche (ad es. l’invio dei comunicati stampa o la diffusione sui social) e suddividendo bene i compiti, considerando l’organizzazione come un complesso sistema di ingranaggi interconnessi tra loro. Importantissimo: non dimenticare, ogni tanto, di prenderti anche una pausa!
5. Considera le variabili inaspettate. Anche quando si programma tutto alla perfezione, un imprevisto può sempre accadere e, per quanto possibile, bisogna essere pronti a ogni evenienza. Ad esempio, un evento all’aperto è soggetto alle variazioni climatiche, è bene controllare che il meteo ci porti notizie favorevoli o almeno assicurarsi di poter ricorrere a soluzioni di emergenza in caso di precipitazioni. Infine, ricordati che molto spesso la riuscita di alcuni eventi è condizionata dalla presenza di quelli concorrenziali, per cui seleziona le date con cura, valutando quali manifestazioni o festività possano “distrarre” il target di pubblico a cui intendi rivolgerti.

Il lavoro che c’è dietro la realizzazione di un evento può sembrare un ostacolo difficile da superare. Per fortuna esistono professionisti in grado di semplificarti il lavoro, come quelli che puoi trovare in JoyHub – Event Factory. Un unico interlocutore in grado di organizzare un evento memorabile nei nostri adattabili spazi.